Günümüz iş dünyasında dijital dönüşüm, işletmelerin verimliliğini artıran ve maliyetleri düşüren en önemli unsurlardan biri haline gelmiştir. Dijital dönüşümün en kritik bileşenlerinden biri ise evrak yönetiminin dijital ortama taşınmasıdır. Peki, dijital evrak yönetiminin avantajları nelerdir? İşte işletmeler için sunduğu başlıca faydalar:

Maliyetleri Azaltır

Kağıt, baskı, toner, fiziksel depolama alanı gibi maliyetler geleneksel evrak yönetiminde ciddi harcamalara yol açar. Dijital evrak yönetimi sayesinde bu maliyetler minimize edilir ve işletmeler kaynaklarını daha verimli kullanabilir.

Zaman Tasarrufu Sağlar

Fiziksel belgelerin aranması, dosyalanması ve arşivlenmesi zaman kaybına neden olur. Dijital sistemler sayesinde belgelere saniyeler içinde ulaşılabilir, süreçler hızlanır ve çalışanların verimliliği artar.

Güvenliği Artırır

Dijital ortamda saklanan belgeler şifreleme, yetkilendirme ve yedekleme gibi güvenlik önlemleriyle korunur. Kağıt belgelerin kaybolma veya zarar görme riski ortadan kalkar. Ayrıca, erişim yetkileri belirlenerek sadece ilgili kişilerin dokümanlara ulaşması sağlanır.

Çevre Dostudur

Dijital evrak yönetimi, kağıt tüketimini önemli ölçüde azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur. Daha az kağıt kullanımı, ağaç kesiminin önüne geçerek ekolojik dengeyi korumaya yardımcı olur.

Uzaktan Erişim Kolaylığı Sunar

Bulut tabanlı evrak yönetim sistemleri, çalışanların istedikleri zaman ve mekandan belgelerine erişmelerini sağlar. Bu özellikle uzaktan çalışma modeline geçen şirketler için büyük bir avantajdır.

Düzenli ve Kolay Arşivleme İmkanı Sunar

Belgelerin dijital ortamda belirli kategoriler altında saklanması, düzenli bir arşivleme sistemi oluşturmayı sağlar. Aranan belgelere hızla ulaşılabilir ve eski evrakların yönetimi daha sistemli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

İş Süreçlerini Kolaylaştırır

Evrak takibi, onay süreçleri ve dokümantasyon yönetimi dijital sistemler sayesinde otomatikleştirilebilir. Bu sayede iş süreçleri daha verimli hale gelir ve insan kaynaklı hatalar en aza indirilir.

Dijital Evrak Yönetimi Süreçleri

Görselde gösterildiği gibi, dijital evrak yönetimi üç ana aşamadan oluşur:

• İçerik Tarama ve Aktarma: Email, PDF, Office dokümanları, tarayıcılar, mobil çekimler, eFormlar ve yazıcılar aracılığıyla belgeler dijital ortama aktarılır.
• İşlem Süreci ve Otomatik İş Akışı: Doküman düzenleme, veri zenginleştirme, intelligent indexing (akıllı indeksleme), işlem otomasyonu, istisna işlemleri, doküman sınıflandırma ve kurala göre yönlendirme gibi adımlar uygulanır.
• İçerik Gözetleme ve Karar Süreci: Entegrasyon, arama, raporlama, mobil uygulamalar, web portallar ve paylaşım özellikleri ile içeriklerin etkili yönetimi sağlanır.

Yasal Uyumluluğu Kolaylaştırır

Dijital evrak yönetim sistemleri, belgelerin düzenli ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlayarak yasal gerekliliklere uyumu kolaylaştırır. Resmi belge saklama süreleri ve denetimler için gerekli kayıtların tutulması daha sistematik hale gelir. Dijital evrak yönetimi, işletmelerin verimliliğini artırırken maliyetleri azaltan, güvenliği sağlayan ve sürdürülebilir bir iş modeli sunan önemli bir adımdır. Siz de işletmenizde dijital dönüşüme adım atarak belgelerinizi dijital ortama taşıyabilir, iş süreçlerinizi daha verimli hale getirebilirsiniz.