Günümüz Dijital Dönüşüm ile ilgili trend kelimeler (buzzword) ile dolu: Artificial Intelligence (AI), Blockchain, Industry 4.0

Ama önce bi adım geriye gidelim. Günlük iş hayatımızda daha büyük etki yaratan ve kurulması daha kolay bir kavrama bakalım:

Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi

Özellikle Covid Döneminde iş süreçleri ister istemez dijitalleşti. Bu zorunlu Dijital Dönüşüm herkes için kolay olmadı. Böylece pragmatik çözümler bulundu.

Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi olmayan İşletmeler ne yapıyor?

Dosyalama

• Doküman, Belge ve Kâğıtlar ortak dosyalarda, posta kutularında, dosya ve klasörlerde muhafaza edilmekte
• Doküman paylaşmak için Dropbox, Onedrive, Google Drive kullanılmakta
• Paylaşımlı Windows klasörlerde belge ve dokümanlar muhafaza edilmekte
• İndeksleme olmadığı için, Dokümanlar ve bilgiler dağınık

Güvenlik

• Bilgi, Belge ve Doküman kayıp oluyor
• Dokümanlar yanlışlıkla siliniyor
• Donanım arızalanmasından dolayı belgeler kayboluyor
• Doküman ve Belgeler, Doğal Afetlerden korunamıyor

Onay Süreçleri

• Onay görevleri ve eşleşen dokümanlar ayni yerde değil
• Süreç uzun sürüyor
• Farklı kanallar üzere işliyor (Microsoft Teams, Slack, WhatsApp, vb.)
• Hangi kriterler ile kimden onay alınacağı belli değil
• Kim, ne zaman ve hangi kanal üzeri onay verdiği belirsiz
• Kimin hangi doküman üzerinde çalıştığı belirsiz
• Süreç Geçmişi belli değil
• Süreç Tarihin kaçırılması ve geçmesi

Arama

• En güncel doküman, belge kimde olduğu belirsiz
• Hangi klasöre kaydedildiği belirsiz
• Dokümanı en son güncelleyen belli değil
• Doküman arayıp bulmak uzun zaman alıyor

Peki Dijital Arşiv nedir, ne işe yarar?

Dijital Arşiv ’de İşletmenizin tüm belgeleri ve dokümanları muhafaza edilir. İyi bir Dijital Arşiv ile Doküman Yönetimin önemli bir başlangıcıdır ve Dokümanlar buradan başlayarak yönetilir.

Bu işiniz ile ilgili her türü belge ve doküman olabilir: Sözleşme, Form, Fiyat Listesi, Sunum, Mektup, E-Posta, Teklif, Ambalaj Fişleri, Fatura, Evrak, Sipariş Formu, Yemek Fişleri, Mobil taramalar

İyi bir Dijital Arşiv seçiminde bunlara dikkat etmelisiniz:

• Güvenli arşivleme, izni olmayan kişiler erişmemesi
• Her yerden ve her cihazdan erişebilmesi
• KVKK / Uluslararası GDPR standardına uygun
• Aradığınızı hemen bulmak
• OCR (Optik Karakter Tanıma) özelliği
• Tam metin arama özelliği
• Otomatik ve akıllı indeksleme
• Başkaları ile paylaşma özelliği
• Dokümanları açmak için ekstra program gerektirmemesi (CAD, DOCX, XLSX, PPTX, vb.)
• Audit / Denetim: Veri Koruma ve Saklama ilkelerini karşılamak

Kısacası: İyi bir Dijital Arşiv ile, Doküman ve Belge Kaosuna son verirsiniz. Tüm Dokümanlar için tek ve en akıllı yer olur.

Doküman Yönetim Sistemi nedir, ne işe yarar?

Şimdiye kadar sadece dokümanları güvenli bir Dijital Arşiv ’de depoladık. Tam verimli çalışma için bu dokümanları is süreçlerimize dahil etmemiz gerekiyor.

Bunun için Dijital Arşiv ’in yanında Doküman Yönetim Sistemi’ne ihtiyacımız var. Dragon ile bu iki ürüne zaten sahip oluyorsunuz. Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi verimli iş birliği ve Dijital Dönüşüm için olmazsa olmazı. İş Sürecini dijitalleştirerek iş akışlarını otomatikleştirebiliyoruz.

• Akış1 — Sözleşme yönetimi
• Akış2 — Fatura Onay Süreç
• Akış3 — İsçi ve Mavi Yaka Alimi
• Akış4 — Satın Alma Süreci

Doküman Yönetim Sistemi nedir, ne işe yarar?

• Yazılım ve Kodlama gerektirmeyen İş Süreç tasarlayıcı (Workflow Designer)
• Başka uygulamalar ile “konuşabilmesi”
• Başka veritaban sunucusundan bilgi eşleştirmesi
• Başka veritaban sunucusuna tekrar geri yazabilmesi

Dijital Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi aynı şey mi?

Hayır, çünkü Dijital Arşiv doküman ve belgeleri güvenli muhafaza etmek için. Dokümanlar üzerinde süreçleri yönetebilmek için Doküman Yönetim Sistemine ihtiyaç vardır.